Forhånds stemmeseddel ligger i vaktbua
Styret i Arås båtforening besluttet på ekstraordinært styremøte 24. mars 2021 at årsmøte i Arås båtforening skal gjennomføres digitalt på Teams den 8. april 2021. Styret vedtok også å åpne opp for at de som ikke kan delta på årsmøte og avgi sin stemme der, kan avgi forhåndsstemme på skjemaet «Stemmeseddel for årsmøte 8. april 2021» som ligger i vaktbua.
Da styret ikke har hjemmel i vedtektene til å beslutte at forhåndsstemmer skal telle med ved avstemming av saker på årsmøtet, vil styret legge frem et spørsmål til årsmøtet om forhåndsstemmene godkjennes og skal telles med ved opptelling av stemmer på de enkelte sakene. Det er med andre ord opp til årsmøte å bestemme om forhåndsstemmene skal telle med.
Eventuelle kommentarer på sakene vil uansett bli lagt frem på årsmøtet uavhengig om årsmøtet godkjenner forhåndsstemmer eller ikke. Foråndsstemming skjer ved fremmøte i vaktbua. Her ligger årsmøtepapirene tilgjengelig slik at hver og en kan lese igjennom de enkelte sakene før de avgir sin forhåndsstemme. Utfylt og signert forhåndsstemme brettes sammen og legges i postkassen for forhåndsstemmer. Denne postkassen er låst og det er kun sekretær som har nøkkel.
Stemmene vil bli samlet inn dagen før årsmøtet. Det vil si at det er mulig å forhåndsstemme frem til og med onsdag 7. april 2021 kl. 17.00. Styret oppfordrer alle til å sørge for å vaske hendene med såpe og vann – eller med antibac – både før og etter at man tar på permen med årsmøtepapirer og før man tar på stemmesedlene.
Det er også viktig at antall personer i vaktbua begrenses til det som er lovlig og at alle holder minimum 2 meters avstand til hverandre. Styret har registrert at det er mye uro, bekymring og diskusjon omkring årsmøte og avstemming. Koronapandemien er utfordrende for mange og styret håpet i det lengste at det kunne være mulig å gjennomføre årsmøtet fysisk. Flere løsninger ble diskutert i det ekstraordinære styremøte 24. mars og valget falt på å gjennomføre årsmøtet digitalt den
8.4.21. Vi forstår at dette ikke er en løsning alle er fornøyde med, men vi kan forsikre om at vi gjør vårt ytterste for at alle skal få en mulighet til å si sin mening. Vi må samtidig forholde oss til båtforeningens vedtekter som sier følgende om årsmøte og valg i §14:
Årsmøtets beslutninger treffes ved alminnelig stemmeflertall (>50%) ved håndsopprekning. Årsmøtet er beslutningsdyktig når minst ti prosent (10%) av medlemmene er til stede, hvorav minst fem (5) styremedlemmer. Møter ikke tilstrekkelig antall opp, sammenkalles nytt årsmøte med ni (9) dagers varsel. Dette årsmøtet er under alle omstendigheter beslutningsdyktig.
Styret kan, når de finner det nødvendig, eller skal, når minst ti prosent (10%) av medlemmene forlanger det, innkalle til ekstraordinært årsmøte. Innkalling til ekstraordinært årsmøte skjer med minst to ukers varsel.
Valg under årsmøtet skal foretas skriftlig dersom det er foreslått flere kandidater til samme styreverv. Ved stemmelikhet fortas omvalg. Ved fortsatt stemmelikhet avgjøres valget ved loddtrekning.
Endring av foreningens vedtekter kan vedtas av årsmøtet med 2/3 flertall av de avgitte stemmene. Stemmerett kan bare utøves ved personlig fremmøte. Hvert medlemskap har kun en stemme.
Styret håper at de som ikke har mulighet til å delta på det digitale årsmøtet er tilfredse med at deres stemme blir gitt en anledning til å bli hørt igjennom ordningen med forhåndsstemmer.
Styrets anbefaling er imidlertid å bli med på det digitale årsmøtet på Teams. Da vil du få med deg saksdiskusjonene før avstemming og du sikrer at din stemme er med i avstemmingen.
Dersom du er usikker på hvordan Teams fungerer, anbefaler vi å ta kontakt med venner eller familie for å få en opplæring i bruk av Teams.
Med ønske om en riktig god påske til alle!
Med vennlig hilsen
Styret